Adaptación en español del trabajo “Building Supplier Involvement in Public Procurement” escrito por Peter Smith y publicado por Spend Matters.

Un texto que pone foco en la necesidad de contar con los proveedores para poner en marcha cualquier proceso de licitación pública electrónica. Es la capacidad para conectar con ellos lo que marcará el éxito o el fracaso del proyecto.


 

Resumen ejecutivo

La licitación electrónica en el sector público europeo es cada día más utilizada, y esta tendencia va a continuar cuando las directivas europeas obliguen a los órganos de contratación a utilizar procesos electrónicos en sus procesos de compra pública.

Sin embargo, muchas entidades públicas no tienen en cuenta el punto de vista del proveedor cuando deciden seleccionar una plataforma de licitación electrónica. En lo que no reparan es que si los proveedores encuentran el sistema poco “amigable” y difícil de utilizar, podrían optar por no presentar sus ofertas, y el comprador perdería una oportunidad de crear una red dinámica y competitiva que le permitiese una mayor eficiencia en sus procesos de contratación. En este sentido, y a la hora de construir estas comunidades de proveedores, en la mayoría de los casos han adoptado un rol más reactivo que proactivo. Lanzan sus consultas y esperan a recibir una buena respuesta por parte de los proveedores, sin preocuparse por dinamizar el mercado y crear una base sólida de licitadores.

A la hora de implantar la licitación electrónica, las entidades públicas deberían tener en cuenta esta doble perspectiva, poniendo en el centro de la ecuación tanto a los licitadores como a los usuarios de la propia entidad pública que se encargarán de los procesos de compra. Será por tanto necesario comunicar de forma clara las ventajas de este sistema entre todas las partes intervinientes en el proceso. En cuanto a los proveedores, será básico comunicar de forma manifiesta las oportunidades que se abren gracias a la implantación de la licitación electrónica, y simplificar el proceso para que los licitadores se registren y consigan presentar sus ofertas a través de la plataforma. En definitiva, se debe ofrecer información, formación y soporte cuando sea necesario, asegurándose que la solución de licitación electrónica puesta en marcha es en general fácil de utilizar y transparente para todos los intervinientes. Asimismo debe favorecer la creación de una comunidad de proveedores abierta y competitiva.

El mensaje principal de este texto es claro. Es fundamental tener en consideración tanto a los públicos internos de las entidades públicas (compradores) como a los licitadores cuando se está implementando un proyecto de licitación electrónica. Tanto los procesos como la tecnología deben estar adaptados a ambos públicos.

Asimismo, será necesario gestionar el cambio de forma efectiva. Si se realiza bien esta transición los compradores podrán beneficiarse de una comunidad de proveedores lista para competir en un entorno competitivo, aportando eficiencia a los procesos de contratación.

Introducción

No hay duda de que el uso de la tecnología en la gestión de los contratos públicos a nivel europeo ha crecido mucho en los últimos diez años. Ahora, las nuevas directivas comunitarias obligarán a que todos los órganos de contratación de la UE a implementar sistemas de licitación electrónica antes de 2018.

En muchos países, la utilización de la licitación electrónica ya se encuentra extendida, mientras que en otros lugares, como es el caso de España, se encuentra todavía en una fase temprana de análisis, estudio y desarrollo; aunque con algunos casos de éxito ya conocidos. Países y órganos de contratación están enfocando el tema de forma distinta a la hora de decidir cómo esta tecnología debe ser desarrollada e implantada – ver documento anterior titulado “Implementing the eProcurement Mandate – Technology Choices and Key Decision Factors” para más detalles sobre esta cuestión. Aún así, el denominador común que se aprecia en la mayoría de los casos es que la cuestión se analiza principalmente tomando como referencia las necesidades del comprador.

Las autoridades analizan de forma exhaustiva la capacidad de los sistemas, sus características técnicas y su rendimiento. Sin embargo, para que la implantación y la puesta en marcha de un proyecto de licitación electrónica sea exitosa, es crucial realizar un análisis similar teniendo en cuenta las necesidades de los licitadores. La “satisfacción” de los proveedores con la tecnología desarrollada o el servicio escogido es clave para garantizar que los proveedores compitan en los procesos de licitación. La plataforma debe ser capaz de crear un ecosistema propicio para la creación de una comunidad de proveedores sólida y competitiva.

Sin embargo, según nuestra experiencia, los licitadores no son tenidos en cuenta todo lo que se debería en este proceso. Si lo fuesen, muchas entidades públicas se sorprenderían por las dificultades que atraviesan algunos de los licitadores para poder presentar sus ofertas en algunas de las tecnologías o soluciones implantadas. Es por eso que hemos considerado interesante realizar este escrito, en donde intentaremos dar algunas claves de por qué las entidades públicas deben tener en cuenta esta variable. Asimismo daremos algunos consejos para mejorar esta variable, y mejorar así los resultados que las entidades públicas serán capaces de conseguir gracias a la licitación electrónica.

  1. ¿Por qué es importante pensar en el punto de vista del licitador?

Competencia proveedoresSi echamos un vistazo a los principios básicos de los procesos de compra, tanto si se trata del sector público como del privado, llegaremos a un objetivo común similar:

La contratación o los procesos de compra deben identificar y proveer medios eficaces para permitirnos trabajar con el mejor proveedor posible. Este proveedor será el “mejor” para ayudar a la organización compradora a cumplir sus propios objetivos.

Para poder identificar a los mejores proveedores, y asegurar acuerdos contractuales justos y adecuados al valor del mercado, es vital contar con un ecosistema que favorezca una competencia saludable dentro de una comunidad de proveedores entrenada y habituada al sistema.

El hecho mencionado anteriormente se aplica a todas las organizaciones y es especialmente relevante para todos los órganos adjudicadores del sector público. Con independencia de si se están comprando artículos habituales de oficina, hardware militar o servicios sanitarios, la entidad compradora querrá y necesitará proveedores eficientes operando en un mercado competitivo. Lo deseable sería contar con proveedores que aporten innovación a las entidades públicas. Nuevas empresas, Pymes, negocios locales, multinacionales que quieran trabajar con nosotros y aporten valor añadido. Sin embargo, muchas veces las empresas que podrían aportarnos innovación, calidad o mejores precios no participan de la tarta de la contratación pública. ¿Por qué?

  • En algunos casos se debe a que las empresas desconocen la existencia de las oportunidades. Si conociesen estos procedimientos es muy probable que, tras un primer análisis para saber si cumplen con los requisitos, pudiesen presentar sus ofertas y luchar por resultar adjudicatario.
  • Otra de las posibles razones sería que los licitadores encontrasen el proceso para participar demasiado complejo, requiriendo una gran inversión de tiempo. Para una empresa pequeña los recursos que necesita en la actualidad para hacer frente a un proceso de contratación pública puede hacerles pensar “me quedo en el sector privado por ahora”. Este es el tipo de empresas que debemos intentar atraer a nuestros concursos.

2. Las Entidades Públicas son generalmente reactivas.

Otro problema que observamos es que la mayoría de las entidades públicas son más reactivas que proactivas en el desarrollo de su comunidad de proveedores. Peter Smith, autor de este escrito, utiliza la analogía de “la tarde de pesca” para explicar esta situación. Si nosotros entendemos el universo de proveedores como si fueran peces en el océano, echaríamos nuestras redes al agua y esperaríamos a ver si cogemos algún pez que se adecúe a nuestras necesidades.

El equivalente a la “red” sería el ITT, RFP o cualquier otro mecanismo que usamos para atraer proveedores (nuestros “peces”). Nosotros lanzamos la red al universo de proveedores con el objetivo de que unos pocos peces adecuados terminen en nuestra red. El objetivo último sería poder seleccionar de entre todos ellos al proveedor que tiene mayor probabilidad de cumplir con nuestros requisitos particulares.

Pero existe otro enfoque en relación a la pesca. Otra opción sería crear una granja de peces. Podríamos empezar con unos pocos peces que se adecuen a nuestras necesidades y hacerlos crecer, sin que sea necesario recurrir al océano.

En el sector privado, las organizaciones que mejor compran tienden a usar una combinación de ambos enfoques. Estas organizaciones tienen en cuenta la idea de la pesca abierta, manteniéndose abiertas a que nuevas empresas entren dentro de su ecosistema de proveedores. Pero al mismo tiempo, estas empresas son muy cuidadosas a la hora de “nutrir” a sus mejores proveedores, ayudándolas a desarrollar su negocio y a crecer. Sin embargo, en el sector público, por lo general, el enfoque mayoritario es el de la pesca de arrastre. Cada licitación empieza desde cero, se realiza un acercamiento al mercado para encontrar al “mejor” proveedor o a los mejores proveedores.

No podemos alejarnos de los principios fundamentales de la competencia abierta que son una parte esencial de los principios de la contratación pública. Pero hay cosas que podemos y debemos hacer para fomentar nuestra comunidad de proveedores, haciéndoles la vida más fácil a nuestros proveedores. Si lo conseguimos esto será beneficioso para ambas partes, ellos verán como su negocio crece y acceden a nuevas oportunidades, las entidades públicas conseguirán una mayor eficiencia en sus compras Es necesario contar con personas dentro de las organizaciones que adopten una actitud proactiva a la hora de gestionar estas comunidades de proveedores, ayudándoles a ser mejores proveedores.

3. ¿Cómo podemos mejorar cosas desde la perspectiva de los proveedores?

Comunidad proveedores-licitacion electronicaSi reconocemos que existen oportunidades para mejorar la manera en la que trabajamos con nuestro universo de proveedores, entonces ¿qué pueden hacer en la práctica los órganos de contratación?

En este punto es clave la “gestión del cambio”; los compradores necesitan ayudar a los proveedores a realizar la transición del papel a lo electrónico. Los siguientes puntos resumen algunos pasos que debemos seguir para gestionar adecuadamente este cambio:

  • Publicar y comunicar oportunidades de manera abierta y clara para que el mayor número de proveedores estén informados. Esto puede ser realizado a través de la plataforma de licitación, portales locales, así como a través de los procesos formales establecidos por el OJEU o publicidad tradicional.
  • Simplificar el proceso de registro de proveedores. Esto no significa únicamente tener un sistema simple a través del cual el proveedor pueda transmitir información fácilmente; es necesario ayudarles y formarles cuando sea necesario.
  • Crear sistemas de licitación electrónica seguros, fáciles de usar, que dispongan de un buen soporte y una actualización periódica. Estas aplicaciones deben cubrir todo el proceso de licitación y contar con un soporte de calidad a la comunidad de proveedores Algunos de los servicios ofrecidos podrán ser Call Centers, sesiones de formación tanto online como presenciales, documentación de autoayuda, etc.
  • Diseñar procesos competitivos que sean justos y apropiados en función del tipo y de la importancia del contrato. Por ejemplo, evitando complejos procesos de pre-cualificación para contrataciones de escasa importancia.
  • Desarrollar una comunidad de proveedores que pueda ser utilizada por un gran número de órganos de contratación.

Conclusiones

Como hemos visto, el mensaje principal de este artículo es claro: la necesidad de considerar tanto a compradores como a proveedores cuando se analizan los procesos y tecnologías para implantar la licitación electrónica. La tecnología y el soporte deben enfocarse hacia ambos lados de la transacción, pero para hacer correctamente este trabajo se requiere de una estrategia efectiva gestión del cambio.

Debemos implantar la licitación electrónica de la manera más fácil posible, ayudando a los proveedores a lo largo de todo el camino cuando así lo requieran y sea necesario. El sistema debe ser atractivo para los proveedores, tanto los actuales como los potenciales. Asimismo debe atraer a los mejores proveedores, favoreciendo la competencia, lo que se traduce en una mayor eficiencia en la contratación pública, beneficiando tanto a las entidades públicas como a los ciudadanos.

Peter Smith

La perspectiva proveedor en la licitación pública electrónica: no nos olvidemos de ellos

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